手紙を手書きで書くと、それはこの世にただ一通しか存在しないものになります。博物館などに文豪の書いた手紙が展示されているのは、それがただ一通しかない貴重なものだからですが、現代のビジネス社会ではもちろん、メールを使って迅速に、しかも多くの人たちに一斉配信して、情報を手軽に共有することが必要です。
ただそのときに、全員がtoのメーリングリストで送るのか、ccやbccの宛先をいくつか加えるのか、いろいろなケースが考えられます。同じメールを共有するとしても、宛先がtoかccかbccかでいろいろなことが違います。その違いを知っておくことが一斉配信のルールです。
bccにて失礼いたします？
bccとはブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略で、同じメールが複数の人たちに同時に配信されますが、bccのアドレスで送られた相手は誰にも知らされません。ですから、一斉配信メールでbccを使ったら、同じメールが誰に送られたのか、誰にもわからないということになるのです。一般的なメーリングリストでは、同じメールを複数の人で共有していますし、そのメールに対する返信も一斉配信して、全員で同じ情報を共有するのが普通です。
ccで送られた人は、メールが送られたことが全員に知られているけれども、そのメールの本来の宛先ではありません。それに対してbccで一斉配信した場合は、そのメールが誰に送られたのか、受け取った人にはわかりません。自分以外の誰にこのメールが送られているのかわからないので、全員にbccでメールを一斉配信したときには「bccにて失礼いたします」と一言ことわっておくのがいいでしょう。
bcc一斉配信のメール使い方
例えばある商品のコマーシャルをメーリングリストにある人たちに送りたい場合、bcc一斉配信メールは便利です。普通のメーリングリストだと、そのメールが誰に送られたのかということが全員にわかってしまいます。
メールアドレスはあくまでも個人情報なので、まったく関係のない人にメールアドレスを知られるてはいけません。ですから、bccによってコマーシャルメールなどを一斉配信すると、このメールが受け取った人以外の誰に送られたのかはわかりません。
一斉配信メールのルール
郵便物はふつう、それを受け取った人が同じ郵便物を他の誰が受け取っているのかについて知らされることはありません。bccで一斉配信されたメールは、ちょうどこれと似たようなもので、受け取った人は自分以外の誰がこのメールを受け取ったのかわかりません。ただし、同じメールが何人かの人たちに一斉配信されていることはわかります。自分だけに送られてきたメールでないことがわかりますので、そのことを通知しておくことがルールです。「bccにて失礼いたします」というような一言をメールの冒頭に書き添えておくことが大切です。
気をつけること
一斉配信されたメールが誰に送られたのかがわからないのがbccメールです。ですから、コマーシャルのメールなどは、bccで一斉配信するのが常識です。あるいはまた、顧客に送信したメールを、bccで上司やチームの他のメンバーに送っておくと、顧客には知られることなく社内で同じメールを共有することができます。
bccで送られたメールは、bccでそのメールを受け取った人以外には誰に送られたのかが誰にも知られないというのが特徴です。ですから、bccでメールを送った人をきちんと記憶しておくことが大切です。bccでメールを送っているのに、うっかりと、普通にメールを送ったように扱ってしまうと、bccでメールを受け取った人のアドレスが他の人に知られてしまいます。
bccをccで送ってしまったら？
bccのメールは、bccでメールを受け取った人がほかの誰にも知らされないのが特徴ですが、ccで送られた人のアドレスは、全員に知られてしまいます。このメールの直接の宛先ではないけれども、ほかの人たちとメールを共有していることがすべての人に知らされているのがccです。
もともとはbccで送るべきメールを間違ってccで送ってしまったらどうでしょうか。
誰にも知らせないはずのbccの人のメールアドレスが、一斉配信されたメールでは知られてしまうのです。それに、その人にメールを送ったこともすべての人にバレてしまい、場合によっては重大なミスになってしまいます。bccで送るはずの人には、ccで送ってしまったことをすぐに知らせて、善後策を考える必要があります。メールではなく、直接電話するのもそのひとつの方法です。
また、ccに入ってしまっているその人のメールアドレスを、他の人たちにお願いしてメーリングリストから削除してもらうことも大切です。
まとめ
bccを使って一斉配信するのは、同じメールを何人もの人たちと共有するにはとても便利な方法です。そのメールを受け取った人は、他の誰に同じメールが送られているのかわかりません。ただし、「bccにて失礼いたします」ということをメールのはじめに書き加えて、他の人にも同じメールが送られていることを明らかにしておく配慮も大切です。
bccでメールを一斉配信する人を間違ってccに入れてしまったら、その人のメールアドレスが他の人にも知られてしまいますから、まずそんな間違いをしないようにする注意が必要ですが、間違ってしまった場合は、すぐに対処してください。