新年の挨拶は、社会人として欠かせないものではないでしょうか。お互い気持ちよく新年のスタートを切るためにも必要不可欠です。そんな大事な挨拶をメールで、しかも上司にする場合はどうしたら良いのか。せっかく新年の挨拶をするのにそのメールの送り方などで失敗なんてしたくないですよね。
今回は、新年の挨拶を上司にメールでする場合の注意点などについてご紹介します。
メールで挨拶はOK？
新年早々の挨拶は、直接出向いて挨拶する事がマナーですが、最近ではメールで済ませる人も増えてきているようです。しかし増えてきているかといって簡単にメールを選ぶのではなく、メールを利用する場合は、どうしても直接挨拶ができなかった場合にのみ基本的には使うほうがいいでしょう。
しかし、最近では社内の個人情報の管理も厳しくなっていたりで、直属の上司でも住所を知らない場合や、直接聞いても住所を教えてくれない上司も多いようです。また、年賀状のやり取りの自粛、または面倒だから必要ないという上司もいるかもしれませんので、そのような上司にはメールで新年の挨拶を済ませても問題ないと思います。
メールは大変便利なものですが、年賀状をいただいたのにメールで返信するのは失礼になりますのでなるべく年賀状には年賀状で返すようにしたいですね。
年賀状とメール
一年の始まりである新年の挨拶を、しっかりと済ませ、気持ち良く一年の始まりを迎えるためには、年が明けて始めて会った時には、新年の挨拶を行うでしょうが、その前に年賀状などで新年の挨拶を済ませておくほうが礼儀だと思います。メールを利用する方も中にはいるかもしれませんが、せっかく新年の挨拶をしてメールを使うことによって上司に怒られてしまわないよう気をつけて選びましょう。丁寧かつ礼儀として、やはり年賀状を第一に新年の挨拶として送ることを頭に入れておきましょう。
上司はどんな人？
メールを出しても怒らなければOK
メールで新年の挨拶を済ませる部下を不愉快に思う上司も中にはいるかもしれませんので、上司がメールに対してどんな印象を持っているかをしっかりと把握しておく必要があります。メールで新年の挨拶をすることを非常識だと感じそうな上司には、面倒でもなるべく年賀状での新年の挨拶をしておく方が無難です。
ビジネスの相手は？
訪問できなければメール
直接伺っての挨拶がベストですが、個人情報ということで住所がわからない場合などメールで新年の挨拶をすることも失礼にはあたりません。
最初の訪問時に新年の挨拶を
挨拶というのはコミュニケーションの基本なので、明るく気持ちよく自分から行うこと人間関係もよくなっていきますよ。しかし、松の内を過ぎてしまった場合は新年の挨拶ではなくなってしまいます。その場合は「新年」や「おめでとう」という言葉は省き「今年も宜しくお願いします」ぐらいのご挨拶で大丈夫です。
電話じゃだめ？
新年の挨拶を電話ですることは悪い事ではありません。年賀状を出すというのは、直接会ってお話できない状況だから書面に書いて託しますよ、という意味があるのです。なので、お世話になっている上司だからどうしても電話で新年の挨拶をしたい！」という場合は、１月１日のお昼すぎ頃にお電話するのが良いでしょう。
また、年賀状を送った場合は、わざわざ電話までする必要はありませんのでご注意を。
注意点
NG点は一斉送信、BCC
年賀メールを作成するとき、親族や会社関係の人や友達用などのメール文を一斉送信で送る事は、たとえ友達であってもマナー違反です。ですので、上司になどもってのほかです。年賀状の代わりに年賀メールですから、個人、個人に送るのが大人の礼儀と言えるでしょう。
一斉送信は挨拶を略式にしたものです。略式挨拶を一斉送信しては相手にすぐにばれてしまいますし、そんな失礼な行為はくれぐれもしないようにしましょう。
Toで送ること
一斉送信のBCCで送るのではなく、Toで送ることは「あなたに送っています」の意思表示です。一人、一人に丁寧に送っている事になりますので、Toを使ってメールを送りましょう。
文章も気をつける
上司や会社の目上の方へ挨拶メールを送る場合、品位のある文面を心がけましょうまず、上司への新年の挨拶メールの件名は「謹賀新年」または「謹んで新年のご挨拶を申し上げます」、あるいは「新年のご挨拶」としましょう。本文は、最初に上司の名前役職、その後に新年の挨拶次に日頃の感謝の気持ち、今年の抱負などを述べる流れで簡潔に作ります。ただし、業務について細かく書くのはNGです。上司もお正月休みですから、あまり仕事の内容が多いのは無粋です。
また、上司に送るのですから、新年の挨拶とはいえあくまでビジネスメールなので、軽い言葉はNGです。礼儀を重んじた文面と敬語を使いましょう。
本来は？
訪問して挨拶を
訪問は4日以降7日までにするのが望まれます。しかし、7日までにご挨拶に行くことが難しい場合は、手土産につける熨斗紙（のしがみ）の献辞を『寒中見舞い』とし、15日までにお伺いすれば良いでしょう。年始のご挨拶は、長居しないことを前提に、アポイントメントなしでの訪問が許されています。面会時間は5分～15分で切り上げるのが目安です。当日電話を一本入れて「これからお玄関先までご挨拶にお伺いしたいと思いますが、2～3分お時間を頂戴できませんでしょうか」と連絡を入れるのも良いでしょう。
喪中の場合
一般的には父や母、夫や妻に不幸があった場合は、不幸があった側も挨拶を送る側も、新年を祝う挨拶は控えた方が無難です。しかし、新年の挨拶をしないわけにもいきませんので、喪中はがきやメールを使って、「喪中のため、新年のご挨拶を控えさせていただきますが、来年も引き続きどうぞ宜しくお願いします」という内容を伝えておくと良いです。
また、喪中の相手へ年明けに挨拶をしたい場合は、「明けましておめでとうございます」の言葉を控えて送ると良いと思います。
挨拶の例文
件名：新年のご挨拶
〇〇課長
謹んで新年のお喜びを申し上げます。
〇〇チームの〇〇です。
昨年は、大変お世話になりありがとうございました。
今年も、より一層の努力をしていく所存ですので、本年も変わらぬご指導・ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
○○課長
謹んで新年のご挨拶を申し上げます。
○○課の○○です。
昨年は大変お世話になりありがとうございました。
（具体的な内容があれば盛り込む）
今年もより一層仕事に精進したいと思いますので
ご指導下さいますよう宜しくお願いいたします
○○課長 総務の○○です。
謹んで新年のご挨拶を申し上げます。
（メールにて失礼いたします。）
（個人的な話を1～2行）
昨年は○○にて大変お世話になりまして、ありがとうございました。
（新年の抱負など1～2行）
本年も、よろしくご指導のほどをお願いいたします。
まとめ
日頃お世話になっている人には、きちんとマナーを守って失礼のないようにしたいですよね。メールは印象的に略式の挨拶と認識されてしまうと思います。なので、しっかりとしたマナーで、相手に良い印象をもってもらえるようなメールを送る事ができたら、良い新年のスタートを切ることができるのではないでしょうか。